Arhivske institucije ne samo da čuvaju dokumente, već i omogućavaju građanima pristup arhivskim informacijama. Jedan od načina za ostvarivanje ove mogućnosti je pristup arhivskim dokumentima u čitaonicama. Pogledajmo bliže tko može posjetiti čitaonice i kako oni rade.
Čitaonice u državnom istorijskom arhivu potrebne su kako bi posetioci mogli raditi sa dokumentima. Istraživači u pravilu rade s dokumentima u svrhu pisanja naučnih radova, članaka, knjiga, kao i oni koji izrađuju genealoška stabla.
Da biste došli do čitaonice, u arhivu morate doći s ličnom kartom (pasoš, vozačka dozvola), ispuniti obrazac za prijavu i prijavu s naznakom teme posla. Sada se to u mnogim arhivama može učiniti e-poštom, slanjem skeniranih dokumenata, a prilikom posjeta čitaonici morate ih dostaviti u izvornom obliku.
Oni koji traže rođake, podaci o kojima su neophodni u proteklih 75 godina, moraju sa sobom imati dokumente koji dokazuju srodstvo. Dakle, ako su vam potrebne informacije o pridruživanju djedu Komsomola s očeve strane, tada sa sobom morate imati očeva dokumenta i dokumente (izvod iz matične knjige rođenih, putovnice po kojima možete pronaći prezime, kao i vjenčani list Za ženu). Pored toga, zaposlenik čitaonice mora upoznati posjetitelje s pravilima rada.
Nakon papirologije u čitaonici, posjetitelju se daju vodiči i druga metodološka pomagala: popisi, registri zaliha, indeksi, katalozi) Tada je korisnik već upoznat sa popisima fondova.
Arhivski inventar je arhivski imenik koji sadrži sistematizirani popis skladišnih jedinica arhivskog fonda, zbirke i namijenjen njihovom knjiženju i otkrivanju sadržaja.
Posjetilac sastavlja zahtjev u kojem naznačuje odabrane slučajeve. Ograničenja broja predmeta utvrđuju arhivi u skladu s pravilima rada. Istraživač neće moći odmah dobiti datoteke, ali nakon vremena utvrđenog pravilima arhive. Obično je vremenski period 1 do 3 dana. Činjenica je da se hiljade dokumenata čuva u arhivima i jednostavno ih je nemoguće brzo podići. Slučajevi se čuvaju u velikim arhivama, koje se čak mogu nalaziti u različitim zgradama, ako arhiva ima nekoliko zgrada. Stoga je potrebno vrijeme da se pronađu slučajevi. Pored toga, zaposlenici, prije nego što ih izdaju, moraju pregledati pojedine slučajeve po stranicu i evidentirati prisustvo svih dokumenata. Tek nakon ovoga slučajevi će moći ući u čitaonicu.
Takođe morate biti spremni na činjenicu da određeni dokumenti mogu biti zatvoreni za korisnike. To je zbog tajnosti nekih podataka (državne tajne, lični podaci itd.). Ograničene dokumente može pregledati samo osoblje arhiva. Ako istraživaču trebaju određene informacije iz takvih dokumenata, može naručiti potvrdu (socijalno-pravnu ili tematsku istragu), koja će se izvršiti u utvrđenom roku.
Pored toga, ponekad se ograničenje može pripisati lošem fizičkom stanju dokumenta.
Nakon izdavanja u čitaonicu, istraživač ima pravo raditi s dokumentima i praviti izvode iz njih. Kopiranje (fotografiranje, skeniranje, fotokopiranje), u pravilu, je plaćena usluga.
Nakon što je istraživač obavio potreban posao, spisi se predaju zaposleniku čitaonice koji ih prenosi u arhivsko skladište. Arhivisti provjeravaju prisutnost i stanje dokumenata jednu po stranicu, a zatim ih postavljaju na mjesto.
Razvijena su određena pravila o tome šta se može, a šta može učiniti u čitaonici. Tako je, na primjer, strogo zabranjeno unositi hranu u čitaonicu, dolaziti u vanjskoj odjeći, s velikim torbama i paketima. Bolje je raditi s dokumentima u rukavicama - na ovaj način možete produžiti njihovu sigurnost i zaštititi se od prašine. Činjenica je da nakon listanja prstima na listovima ostaju znojno-masni tragovi na papiru, što ga također uništava. Ne možete, naravno, pocepati plahte, istrgnuti ih iz kutije, pisati na njima. Napokon, svaki arhivski dokument sadrži istoriju. Jedinstven je po sebi. Što duže možemo spremati dokumente, to nam duže mogu služiti u našu korist.
