Prilikom kontaktiranja nekih organizacija koriste se pisma utvrđenog obrasca. U takvim se slučajevima predlošci pisama izdaju na zahtjev. Ako ne postoji razvijeni obrazac, pismo se sastavlja u bilo kojem obliku, uzimajući u obzir neke nijanse.
Instrukcije
Korak 1
Stvorite glavu slova.
Možete navesti sljedeće podatke - položaj i ime primaoca, položaj i ime pošiljatelja, organizaciju pošiljatelja i kontakt telefon pošiljaoca. Ako se pošiljatelj nalazi u drugom gradu, možete navesti punu poštansku adresu. Zaglavlje se obično nalazi na desnoj strani stranice.
Korak 2
Navedite suštinu pisma i dajte sve potrebne komentare.
Pokušajte formulirati glavnu ideju u dvije ili tri rečenice. A onda to komentirajte i po potrebi napišite detaljnije. U poslovna pisma poželjno je stavljati činjenice, brojke, bez ikakvih emocija. Pisma s ličnim dodirom trebaju odražavati lična iskustva.
Korak 3
Unesite datum i potpišite pismo.
Ako je potrebno, objasnite svoje ovlasti na osnovu kojih je pismo napisano. Takva osnova može biti punomoć.
Korak 4
Objasnite grafikone, tablice, slike na poseban list.
Ne očekujte da će adresat tražiti dodatne informacije. Možda nećete imati drugu priliku da postavite važno pitanje. Stoga u sažetom obliku dajte sve potrebne nijanse.
Korak 5
Prije slanja obavezno pročitajte e-poštu naglas da bi je netko mogao slušati. Pitajte asistenta kako je razumio suštinu pisma. Ako se njegove riječi ne podudaraju sa svrhom vaše poruke, ima smisla drugačije formulirati pismo, jer primatelj također možda neće razumjeti najvažnije sa vašeg stajališta.
