Konferencije za štampu su važna komponenta PR aktivnosti bilo koje kompanije. Zahvaljujući njima, mediji i zainteresirana javnost mogu dobiti službene informacije doslovno iz prve ruke od zvaničnih predstavnika određene organizacije, a uprava kompanija može izraziti svoj stav o pitanjima koja su za njih najvažnija. Ali da bi konferencija za novinare donijela zaista dobre rezultate, mora biti pravilno organizirana.
Instrukcije
Korak 1
Ako vam je povjereno organiziranje i održavanje konferencije za tisak, prije svega odredite koji cilj želite postići: recite o bilo kojem uspjehu vaše kompanije, skrenite pažnju javnosti na neki problem, predstavite određenu javnu osobu u pobjedničkom svjetlu itd. P. Zatim odaberite mjesto i vrijeme za konferenciju za štampu. Imajte na umu da je ove aktivnosti najbolje raditi usred radne sedmice (utorak-srijeda-četvrtak) ujutro ili popodne, ali najkasnije do 16 sati.
Korak 2
Odaberite mjesto za održavanje konferencije za štampu na osnovu organizacijskih mogućnosti vaše kompanije i broja planiranih pozvanih. Imajte na umu da je za predstavnike medija potrebno dovoljno mjesta. Unaprijed se pobrinite da u sobi ima mikrofona, projekcijskih ekrana (ako je potrebno) i slobodnog prostora za instaliranje TV kamera.
Korak 3
Napravite listu medija i organizacija čije predstavnike biste željeli vidjeti na vašem događaju. Pripremite i pošaljite saopštenja za štampu i pozivnice najmanje dvije sedmice prije zakazanog događaja. Poželjno je da se nakon slanja poziva osobno nazovu adresati i saznaju o njihovoj odluci da prisustvuju ili ne prisustvuju konferenciji za štampu. Dakle, nećete samo odrediti broj budućih gostiju, već ćete i dodatno podsjetiti na svoj događaj ako su ga ljudi zaboravili ili nisu dobili vaše priopćenje za javnost.
Korak 4
Pripremite neophodne prezentacijske materijale za sve buduće učesnike konferencije za štampu. Komplet učesnika obično uključuje kopiju saopštenja za javnost, spisak službenika koji će na konferenciji za štampu govoriti sa svojim punim imenima i položajima, dnevnim redom (redoslijed i teme govora), reklamnim i promotivnim materijalima. Izgleda mnogo bolje ako su svi prezentacijski materijali za svakog učesnika dizajnirani kao jedan komplet u korporativnoj fascikli s logom organizacije.
Korak 5
Ako planirate uvesti akreditaciju za učesnike, unaprijed ih obavijestite o tome i recite im koje podatke trebate za to (ime, položaj, detalji pasoša itd.). Pripremite unaprijed značke s imenima za sve učesnike i kartice koje će se staviti na stolove s imenima i naslovima govornika. Ako je konferencija za štampu planirana dovoljno dugo, pobrinite se da uslovi za njene sudionike budu ugodni: švedski stol s pićima i grickalicama, sobe za pušače i toaleti, zakažite vrijeme za pauze za odmor.
Korak 6
Nakon konferencije za novinare, obavezno kontaktirajte redakcije medija koji prisustvuju i pitajte o materijalima nastalim kao rezultat. Tražite kopije publikacija ako prethodno nije dogovoreno.
