Ako je vaša organizacija odgovorna za održavanje naučne konferencije ili je imenovana za nju, ovo nije samo časna funkcija, već i sjajan organizacijski posao u kojem se moraju uzeti u obzir sve sitnice.
Instrukcije
Korak 1
Stvoriti organizacijski odbor konferencije čiji će sastav biti određen naredbom. Odrediti predsjednika koji će voditi i koordinirati članove odbora. Odredite vreme održavanja konferencije i uslove osnovanog odbora. U redoslijedu navedite kako ćete platiti zaposlenike koji su njegovi članovi. Pošaljite najavu konferencije iu prilogu navedite zahtjeve za izvještaje, obim sažetaka i rok za njihovo podnošenje.
Korak 2
Odlučite o izvorima finansiranja, to može biti ciljano finansiranje iz budžeta, privlačenje sponzorstva i sredstava samih učesnika konferencije.
Korak 3
Pošaljite pozivnice svim potencijalnim učesnicima konferencije i planirani program konferencije. Odlučite o broju učesnika i govornika koji su voljni podijeliti svoja naučna dostignuća i rezultate istraživanja sa kolegama. Pitajte sudionike trebaju li rezervirati hotelsku sobu i rezervirati.
Korak 4
Dogovorite se sa štamparijom da sažetke izvještaja objavi u posebnoj brošuri i, ako je potrebno, naručite program događaja da se učesnicima podijeli značke s njihovim imenima, inicijalima i nazivom organizacije.
Korak 5
U skladu s brojem sudionika, odredite koliko vam sobe treba i unajmite posebnu sobu opremljenu za održavanje ovakvih događaja. Razmislite koja oprema će mu trebati biti dodatno opremljena, provjerite raspoloživost potrebnog broja računarskih utičnica, projekcijskih platna itd. Razmotrite rad švedskog stola, gdje sudionici sastanka mogu popiti šalicu kafe i međuobrok u pauzama.
Korak 6
Razmislite o programu konferencije, ako je potrebno podijelite ga u dijelove. Razmotrite gdje se takve sekcije mogu održavati. Razmotrite govore gostiju konferencije, organizatora i učesnika u programu. Naručite dopisnice za sudionike konferencije - značke, blokovi i olovke su standardni.
Korak 7
Napravite pakete dokumenata, promotivnog materijala i pribora koji će se dijeliti učesnicima konferencije zajedno sa značkama.
