Naš društveni i poslovni aktivan život često je povezan sa sudjelovanjem na raznim vrstama sastanaka - bilo da je to skup dioničara, generalni skup članova zadruge, HOA ili bilo koji drugi javni skup. Uloga takvih sastanaka je rješavanje i dokumentiranje vitalnih pitanja koja se odnose na aktivnosti javnih organizacija ili pravnih lica. Ispravno odražavanje odluka usvojenih na sastanku u dokumentima potvrđuje njihovu legitimnost i pravni je dokument.
Instrukcije
Korak 1
Da biste sastavili zapisnik sa sastanka, koristite standardne A4 listove papira za pisanje. Naslov zapisnika mora sadržavati naslov dokumenta i uvodni dio koji odražava razlog zbog kojeg je održan sastanak građana ili dioničara.
Korak 2
Ispod naslova navedite datum sastanka i adresu na kojoj je održan, kao i broj prisutnih. Ako su prisutni označili svoje učešće u skladu sa registracionim listom, to se takođe mora odražavati u protokolu. Odražajte oblik sastanka: preliminarnom anketom, privatnim nalogom uz lično prisustvo ili koristeći kombinovani oblik učešća.
Korak 3
Navedite prezimena, imena i prezimena predsjedavajućeg i sekretara izabranih na sastanku, odražavaju broj glasova danih za, protiv i suzdržanih od njihovih kandidatura.
Korak 4
Opišite listu pitanja na dnevnom redu, počevši od najhitnijih, numerirajte ih, a zapise govora, rasprava i glasanja za svako pitanje započnite njegovim brojem. U snimanju govora potrebno je naznačiti samo glavnu suštinu iznesenog izvještaja. Treba to navesti kratko, ali u obliku koji isključuje dvosmislenost. Ako je potrebno, tekst govora može se priložiti zapisniku. Sve primjedbe i primjedbe koje se odnose na suštinu govora trebaju se dati s naznakom imena.
Korak 5
Evidencija za svako izdanje mora se završiti odlukom donesenom sa naznakom rezultata glasanja. Nakon teksta rasprave o svim pitanjima na dnevnom redu, naznačite da je opća odluka sastanka proglašena zatvorenom.
Korak 6
Potpišite zapisnik predsjedavajućeg i sekretara sastanka i predajte ga svojoj organizaciji ili predsjedniku.
