Bilo koja javna ili profesionalna asocijacija ima upravljačko tijelo koje, s učestalošću naznačenom u njenoj povelji, mora sazivati sve zainteresirane stranke da održavaju izvještajne i izborne sastanke. Ulaz na takve sastanke otvoren je za sve članove datog društva ili delegate iz grupa učesnika, čime ostvaruju svoje pravo da učestvuju u njegovim aktivnostima.
Instrukcije
Korak 1
Razmislite o dnevnom redu sastanka. Budući da su izvještaj i izbori jedno od važnih pitanja, očekuje se da će odaziv u ovom slučaju biti maksimalan. Stoga, pored ovih tema, na dnevni red možete uvrstiti i druga hitna pitanja o kojima ćete razgovarati sa članovima svog udruženja. Odlučite o vremenu i mjestu održavanja izvještajnog i izbornog sastanka. Prostorija u kojoj se planira održavanje mora biti javna i dovoljno prostrana da primi sve.
Korak 2
Obavijestite sve zainteresirane strane o izvještajnom i izbornom sastanku. Da biste to učinili, trebate poslati pozivnice s naznakom dnevnog reda, datuma i mjesta sastanka. Objavljujte najave s ovim informacijama na mjestima gdje ih može vidjeti najveći broj članova udruženja. Po potrebi stavite takav oglas u medije i televiziju.
Korak 3
Dogovorite se da registracija polaznika započne pola sata prije početka sastanka. Dodijelite dovoljan broj matičara tako da do početka događaja svi prisutni imaju mogućnost unosa svojih ličnih podataka. To su obično prezime, ime i prezime, organizacija ili njena strukturna jedinica, adresa mjesta registracije ili prebivališta, kontakt podaci.
Korak 4
Izaberite predsjedavajućeg i sekretara sastanka. Imajte na umu da predsjednik vašeg izabranog tijela ne može biti izabran za predsjednika skupštine. Ako je potrebno, ako je to predviđeno statutarnim dokumentima, odaberite odbor za vjerodajnice, koji provjerava ovlasti zamjenika, ako su izabrani iz grupa članova udruženja.
Korak 5
Sekretar mora voditi zapisnik. U zapisniku navedite broj delegata ili članova udruženja prisutnih na sastanku, ko je izabran za predsjedavajućeg, tajnika i s kojim rezultatima glasanja.
Korak 6
Predsjedavajući izabranog tijela sačinjava izvještaj o obavljenom radu. U protokolu odrazite ukupan glas sa procjenom - da li je prepoznat kao zadovoljavajući ili ne. Na sastanku se moraju saslušati prijedlozi za novi sastav izabranog tijela, raspravljati i glasati o svakom kandidatu zasebno. Rezultate glasanja zabilježite u zapisnik.
Korak 7
Nakon rasprave o svim pitanjima koja su navedena u dnevnom redu, predsjedavajući sastanka mora ga zatvoriti i zajedno sa sekretarom potpisati zapisnik sa sastanka.
