Neka se pisma završavaju tako nejasno da je adresat zbunjen: mora ponovo pročitati tekst da bi razumio suštinu. Zbog nedostatka vremena, primatelj može baciti pismo ili učiniti nešto da se odvrati od sebe i više se ne upušta u navedenu situaciju. Jasan, sažet i kompetentan kraj naglašava poštovanje čitatelja i pomaže u brzom odgovoru na zahtjev ili zahtjev.
Instrukcije
Korak 1
Iznesite ono što ste željeli reći u tri točke. Možda se čini da su misli predstavljene jasno, ali percepcija informacija ovisi o stanju čitatelja. Stoga ponovo pročitajte tekst i odvojeno zapišite tri glavne misli. To mogu biti činjenice, datumi, imena itd. Emocije ovdje nisu potrebne, napišite kratko, u nekoliko riječi, jer samo trebate rezimirati, prisjetiti se glavnih poanta.
Korak 2
Zapišite tri radnje za primatelja e-pošte. Reakcije ljudi mogu biti nepredvidive. Čini vam se da je moguće jednoznačno reagirati na predstavljene informacije, ali osoba to čini ovisno o individualnim navikama i namjerama. Ako ne navedete jasno šta očekujete od čitatelja, on neće razumjeti ili reći da nije razumio.
Korak 3
Poredajte listu iz prethodnih koraka u opadajućem redoslijedu važnosti. Završetak pisma ponekad nalikuje posljednjoj riječi na sudskoj sjednici: o tome ovise dojam primaoca pisma, zaključci i posljedice. Uklonite stavke sa popisa koje se mogu izostaviti bez ugrožavanja značenja poruke. Preostali uži izbor stavite na kraj pisma tako da čitatelju ništa ne promakne.
Korak 4
Navedite vremenski okvir. Ako čekate reakciju na pismo, budite precizni u pogledu svojih očekivanja. Neki ljudi imaju tendenciju odgađanja do posljednjeg, pa određivanje određenog vremena možda neće biti suvišno.
Korak 5
Ostavite svoje kontakt podatke. Vaš dopisnik bi trebao biti u mogućnosti da brzo pronađe vaš telefon. Predvidite takve situacije i za svaki slučaj u pismo uvrstite potrebne informacije, čak i ako ste sigurni da ih primatelj ima.
Korak 6
Budite ljubazni, recite nešto lijepo, hvala na vašem vremenu. Adresant će reagirati voljnije i brže će stupiti u kontakt ako mu pismo odgovara ili ga sprečava od neugodnih iskustava.
Korak 7
Obavezno potpišite poruku svojim imenom: ovo stvara osjećaj stvarne komunikacije. Važno je da se osoba usredotoči na odgovor i prihvati ga odgovorno. Dajte primjer i ljudi će se prema vama ponašati na isti način.
