Telefonska poruka je kratka, ali važna poruka poslana telefonom. Tako najčešće informišu o održavanju sastanaka, sjednica, sastanaka. Telefonska poruka može sadržavati i hitni nalog šefa. Telefonske poruke su dolazne koje primate i odlazne koje prenosite. Obje vrste imaju sličan dizajn.
Instrukcije
Korak 1
U gornji lijevi kut lista papira stavite puni naziv svoje organizacije i, ako je potrebno, naziv strukturne jedinice, na primjer, "Uprava grada N." i Odjeljenje za obrazovanje.
Korak 2
U gornjem desnom uglu napišite primaoca telefonske poruke. Navedite položaj, prezime i inicijale osobe: „Direktor škole br. 37 Ivanov II“. Ako ima nekoliko adresata, nije potrebno navesti prezimena: „Direktori škola u gradu N.“. Telefonskoj poruci priložite potpunu listu institucija kojima je poslan.
Korak 3
U dva reda ispod stavite riječ "Telefonogram" i njegov serijski broj. Za odlaznu telefonsku poruku navedite datum njenog sastavljanja u nastavku.
Korak 4
Zatim slijedi stvarni tekst telefonske poruke: „22. februara u 17.00 održat će se sastanak u odjelu za obrazovanje o unapređenju aktivnosti gradskih škola. Pohađanje direktora škola je strogo obavezno. Kada pripremate tekst telefonske poruke, izbjegavajte riječi i fraze koje je teško razumjeti na uho i teško ih je izgovoriti. Zapamtite da poruka treba biti informativna i kratka - ne više od 50 riječi.
Korak 5
Prilikom prenošenja telefonske poruke, izgovarajte riječi jasno, posebno adrese, prezimena, imena i patronike ljudi, imena ulica, datume i vremena događaja. Na kraju pročitajte tekst ponovo i pobrinite se da je vaš sugovornik sve pravilno zapisao. Slušajte pažljivo kad preuzimate poruku telefonom. Ako imate pitanja, odmah ih razjasnite.
Korak 6
Pod glavnim tekstom nalazi se položaj, prezime i inicijali šefa koji je potpisao telefonsku poruku: "Šef Odjeljenja za obrazovanje Petrov P. P." Odlazni dokument takođe mora sadržavati njegov lični potpis.
Korak 7
Na dnu stranice unesite podatke o zaposlenima koji su radili s telefonskom porukom. Obično se na lijevoj strani stavljaju položaj, prezime i inicijali osobe koja je poslala poruku, njegov broj telefona u kancelariji, kao i datum i vreme slanja. S desne strane su podaci o osobi koja je prihvatila dokument: položaj, prezime i inicijali, broj telefona, datum i vrijeme prijema.
Korak 8
Odlazna telefonska poruka sastavlja se u jednoj kopiji i čuva u posebnoj fascikli. Bolje je da imate dolaznu poruku u dvije kopije: prvu dajete upravitelju na daljnji rad, a drugu stavljate u mapu na čuvanje.
