U bilo kojoj kancelariji i u proizvodnji zaposlenici često rade sa raznim vrstama dokumenata, pa je sposobnost sastavljanja službenih, poslovnih dokumenata neophodna svima. Istovremeno, postoje opći zahtjevi kojih se morate pridržavati prilikom sastavljanja bilo kojeg dokumenta - poslovno pismo, nalog, položaj, uputstvo itd.
Instrukcije
Korak 1
Započnite sa izradom dokumenta razjašnjavanjem njegove izvodljivosti i niza pitanja koja treba riješiti. To će vam pomoći da odredite vrstu dokumenta i njegov oblik, koji u velikoj mjeri određuju prirodu i stil prezentacije njegovog sadržaja.
Korak 2
Pregledajte zakone i propise vlade i agencija koji regulišu kako se rješavaju ova pitanja. Ovo je vrlo važna faza koja pokazuje vašu pismenost i omogućava vam sastavljanje dokumenta koji u potpunosti ispunjava ustaljenu proceduru za obradu i rješavanje radnih problema. Ovo će takođe pomoći u određivanju adresata, odobravajućeg i koordinacionog tijela i osigurati da sadržaj ovog dokumenta i njegov oblik nadležnosti imaju ova organizacija.
Korak 3
Proučite tekstove administrativnih i regulatornih dokumenata tako da se dokument koji se izrađuje ne kosi s njima i ne duplicira ih. Za to je potrebno imati elektroničku bazu podataka takvih dokumenata.
Korak 4
Prikupite informacije o meritumu pitanja koja treba riješiti, sastavite nacrt dokumenta. Pri izradi nacrta koristite matrične tekstove i standardne fraze i izraze koji se tradicionalno koriste u poslovnim dokumentima. Istražite druge dokumente koji su razvijeni u vašoj organizaciji ili sistemu vršnjačkog preduzeća i uzmite njihov stil pisanja kao osnovu.
Korak 5
Glavni tekst dokumenta treba da podstakne neku akciju, da ubedi. To mora biti obrazloženo i logično. Tekst se mora strogo poštovati u zakonskom smislu. Na prvom mjestu su zahtjevi za pouzdanošću i objektivnošću predstavljenih informacija. Tekst treba biti tačan i što je moguće informativniji i sažetiji. Naravno, u njemu ne smije biti gramatičkih, interpunkcijskih ili stilskih pogrešaka. U slučaju da u dokumentu spominjete informacije sadržane u drugom izvoru ili dokumentu, morate navesti sve njegove rezultate.
Korak 6
Uredite nacrt dokumenta i uskladite ga sa osobama koje su za to ovlaštene. Nakon toga sastavite dokument u skladu sa prihvaćenim normama i potpišite ga.
