U mnogim slučajevima morate pisati službena pisma žalbe određenim vlastima. Danas se mnogi od njih šalju elektroničkim putem, iako pravila za izradu ostaju ista kao i za fizičke verzije. Pa, kako trebate pravilno sastaviti takvu dokumentaciju?
Instrukcije
Korak 1
Započnite navođenjem položaja i imena adresata. Na primjer: "Glavnom inženjeru JSC Polad Ivanov SS". Zatim napišite žalbu na vrh pisma. Obično započinje riječju "Draga". Slijedi puno ime i prezime primaoca. Takođe možete napisati "Dragi gospodine Ivanov" bez navođenja njegovog imena. Adresa bi se trebala nalaziti tačno u sredini.
Korak 2
Napišite preambulu svog žalbenog pisma. Jasno i kratko navedite razloge i svrhu ovog pisma. Adresat iz ovog paragrafa trebao bi razumjeti cijelu suštinu pisma. Na primjer, započnite ovako: "Pišem vam o nezadovoljavajućem kvalitetu ležajeva koje ste nam slali od … do …".
Korak 3
Popunite glavno pismo. U pravilu se sastoji od dva do četiri paragrafa koji izražavaju zabrinutost zbog pitanja istaknutog u preambuli. Takođe u ovom dijelu iznesite sve svoje misli o ovom pitanju i o mogućem rješenju problema. Navedite koje konkretne radnje primalac treba poduzeti kako bi se ovaj problem riješio u bliskoj budućnosti. Koristite jasne rokove, brojeve i rečenice.
Korak 4
Napišite zaključak. U ovom dijelu formulirajte sažetak cjelokupnog žalbenog pisma. Primjer: "Siguran sam da ćete riješiti ovu neugodnu situaciju i u bliskoj budućnosti naša će saradnja biti ista kao i prije."
Korak 5
Stavite službeni potpis koji se sastoji od naslova radnog mjesta, kao i vašeg punog imena. Ovome obično prethode: "S poštovanjem", "S poštovanjem", "S nadom u dalju saradnju" itd. Izaberite prema situaciji.
Korak 6
Napravite postscript ili postscript. Ovaj mali odjeljak nalazi se odmah ispod potpisa. Rijetko se koristi u slovima ovog formata, ali ipak ponekad ima mjesto. PostScript obaveštava adresata o nekim značajnim događajima u životu organizacije autora pisma. Na primjer: „P. S. Obavijestio bih vas da je postotak odbijenica u seriji sirovina primljenoj prije dva dana povećan na 19%!"
