U modernom društvu, kada se cijeni svaka minuta vremena, telefonski razgovori postali su najčešći oblik komunikacije među ljudima. Prijatelji i poznanici, rođaci i prijatelji komuniciraju uz pomoć telefonske komunikacije, vode se poslovni pregovori. Kako pravilno razgovarati telefonom?
Osnovna pravila kojih se treba pridržavati prilikom telefonskog razgovora trebaju biti ista za sve zaposlene:
- Odgovorite na sve dolazne pozive.
- Podignite telefon odmah nakon poziva, bez prisiljavanja klijenta da satima nazove ustanovu.
- Kada odgovarate na poziv, ne zaboravite izgovoriti pozdrav, imenovati organizaciju i predstaviti se.
- Ako se pozivalac ne predstavi, uljudno saznajte ime i prezime uz frazu: "Kako vas mogu kontaktirati?"
- Morate pravilno razgovarati telefonom, pokušavajući ne dopuštati fraze u razgovoru: "Šta trebate", "Nema nikoga", "Ne znam ništa". To podriva prestiž institucije i uzrokuje dvosmislen odnos prema zaposlenima, što dovodi do sumnje u njihovu profesionalnu kompetentnost.
- Pratite svoj izgovor, intonaciju i brzinu govora, vodeći računa da vas sugovornik dobro razumije.
- Ako je tijekom telefonskog razgovora uključena druga telefonska linija, tada se morate ispričati prvom pretplatniku, podići slušalicu i obavijestiti drugog pretplatnika da ste zauzeti. Obavezno ga pitajte da li očekuje ili ćete ga nazvati kasnije. Tek tada nastavite razgovor s prvim pretplatnikom.
- Ako pozivatelj zatraži zaposlenika koji je trenutno odsutan, obavezno se izvinite i navedite vrijeme kada će biti na radnom mjestu.
- Pažljivo slušajte pretplatnika, pokušajte ga ne ometati i ne prepirati se. Ovo je najbolji način da dobijete potrebne informacije od sagovornika.
- Na kraju razgovora, hvala na pozivu.
Postoje suptilnosti u vođenju telefonskih razgovora s prijateljima i porodicom. Ne zaboravite na pravila dobre forme. Prije samog razgovora, psiholozi preporučuju jednu ili dvije uvodne rečenice, a tek onda nastaviti razgovor. Pitajte prijatelja ima li slobodnog vremena za telefonski razgovor. Prema bontonu, razgovor bi trebao zaustaviti onaj koji je zvao.
Ako se pridržavate ovih jednostavnih smjernica, telefonski pozivi bit će sjajan način za komunikaciju s mnogim ljudima.
