Danas, kada mnoga ruska preduzeća imaju poslovne partnere u inostranstvu, razmena delegacija postala je norma. To pomaže da se upoznate s proizvodnjom na licu mjesta, da se lično upoznate s onima s kojima treba raditi, procijeniti situaciju i brzo riješiti poslovne probleme. Prilikom sastanka s delegacijom treba razmotriti neka organizaciona pitanja.
Instrukcije
Korak 1
U fazi pripreme razgovarajte o veličini delegacije, uzimajući u obzir da se radna pitanja rješavaju što je brže to manja. Takođe, odaberite postavu svoje strane tako da broj učesnika bude približno jednak broju onih koje ćete upoznati. Razgovarajte na kojem će jeziku biti pregovori i pripremite prevodioca čak i ako gosti dolaze sa svojim.
Korak 2
Saznajte o pitanjima koja su nadležna za rješavanje ovog ili onog člana delegacije, jer se na Zapadu podređenost vrlo strogo poštuje. Trebali biste se obratiti jednom od gostiju kako biste bili sigurni da, u skladu sa svojim dužnostima, ima pravo dati informacije.
Korak 3
Unaprijed razgovarajte o onim pitanjima koja će trebati biti riješena i pripremite sve materijale koji mogu biti potrebni. Razgovarajte o tome koji će dokumenti biti potpisani nakon završetka pregovora. Dogovorite se o rasporedu - u koje vrijeme će početi, koliko će trajati i kada će biti pauze.
Korak 4
Ako delegaciju predvodi dovoljno značajna osoba, pošaljite poziv što je prije moguće kako biste istakli poštovanje i povećali vjerojatnost da će se posjet održati i da ta osoba neće imati zakazane druge sastanke u to vrijeme.
Korak 5
Pripremite odvojenu, udobnu sobu za sastanke, pobrinite se da svaki učesnik sastanka ima udobno mjesto. Opskrbite se bezalkoholnim pićima, kafom, keksima i prekrasnim jelima. Ne zaboravite staviti pepeljare ako vam ne smeta kako bi prisutni mogli zapaliti cigaretu tokom sastanka.
Korak 6
Dogovorite se da li će biti potrebno snimiti pregovore, saglasnost moraju dati obje strane. Pazite da gosti sjede licem prema vratima, ovaj psihološki trik učinit će da se osjećaju opuštenije. I pripazite da vam tijekom sastanka ne odvlače pažnju telefonski pozivi.
Korak 7
Bolje je da lijepa i nasmijana djevojka upozna delegaciju i odvede je na mjesto pregovora. Goste može čekati u predvorju zgrade u kojoj će se održati pregovori. Kada gosti dođu na mjesto sastanka, potrebno je odmah predstaviti obje delegacije jedna drugoj kako bi to mogli učiniti oni koji žele sjediti pored njih.
