Poslovna korespondencija je neizostavna komponenta proizvodne aktivnosti bilo koje organizacije, preduzeća, preduzeća. Kao i svaki drugi postupak, on je regulisan. Određeni zahtjevi nameću se sadržaju i dizajnu službenog pisma.
Instrukcije
Korak 1
Prije svega pročitajte GOST R 6.30-2003, koji detaljno opisuje sve zahtjeve za dizajn službenog pisma, postavljaju se veličine slova i margine.
Korak 2
Napišite službeno pismo na zaglavlju vaše organizacije. Mora sadržavati puno ime i prezime, banku i pravne podatke, kontakt brojeve, redovnu adresu i adresu e-pošte.
Korak 3
U gornjem desnom uglu navedite prezime, ime i prezime primaoca, njegov položaj i ime organizacije. Napišite detaljnu poštansku adresu organizacije primaoca, obavezno navedite indeks.
Korak 4
U gornjem lijevom polju obično postoji mjesto za odlazni registracijski broj ovog pisma i datum njegove registracije. Tamo biste trebali napisati i temu pisma. To bi trebalo naznačiti u kratkom obliku, u jednoj rečenici. Navođenje teme pomoći će vašem adresatu da brzo utvrdi izvršenje pisma i odluči kome će biti povjerena priprema materijala za njega i odgovor.
Korak 5
Svako pismo, čak i službeno, započinje pozdravom. Poželjno je da sadrži puno ime i prezime adresata. Započnite pozdrav riječju "Draga". Ime i prezime primaoca, ako ga niste lično upoznati, uvijek možete saznati na Internetu ili pozivom kompanije u kojoj radi. Ne zanemarujte ovu sitnicu, jer vam je važno već od prve fraze pridobiti osobu u čije ime pišete pismo.
Korak 6
U prvom pasusu, prije predstavljanja glavnog sadržaja pisma, napravite kratki uvod - podsjetite adresata na prethodne okolnosti, navedite statistiku ili druge pozadinske informacije koje će mu biti potrebne da bolje razumije suštinu vaše poruke. Prvi uvodni odlomak trebao bi početi riječima: "Istovremeno vam šaljemo …", "Prema postignutim dogovorima …" ili "Zbog činjenice da …" itd.
