U današnje vrijeme pisma već postaju rijetkost i stvar prošlosti. Međutim, ovo se ne odnosi na poslovnu prepisku. Službeno pismo je dokument pomoću kojeg se uspostavljaju kontakti i evidentiraju sve glavne faze poslovnih odnosa. Sposobnost ispravnog pisanja poslovne poruke odražava kvalifikacije protivnika i cijele firme.
Neophodno je
- - komad papira
- - olovka ili računar sa štampačem
Instrukcije
Korak 1
Za službeno pismo koristite službenu zaglavlje. Bez obzira na to je li dokument napisan u elektroničkom obliku ili ručno, on mora sadržavati logotip kompanije pošiljaoca. Pored toga, memorandum mora sadržavati brojeve telefona, brojeve faksa, adrese web stranica i e-pošte te poštansku adresu kompanije. Ne zaboravite ostaviti margine na rubovima koje su potrebne kako bi se pružila mogućnost arhiviranja u arhivsku mapu: 3 cm s lijeve strane i 1,5 cm s desne.
Korak 2
Držite se formalnog stila prilikom pisanja pisma. Poslovni dokument mora biti jednoznačan. Obavezno navedite temu u svojoj e-pošti. Ne koristite emotikone u poslovnoj prepisci. U slučaju nastavka dopisivanja, potrebno je ostaviti pismo u obliku citata, na koje se piše odgovor. Nije potrebno citirati cijeli tekst u cijelosti, možete se ograničiti samo na one fragmente na koje su sastavljeni odgovori. U ovom slučaju, protivniku će biti lakše shvatiti vezu između vašeg odgovora i njegovog pisma.
Korak 3
Započnite poslovno pismo s pristojnom adresom, na primjer: "Dragi Ivane Petroviču!" Žalba mora biti usmjerena na stranicu. Ime je napisano u cijelosti, upotreba inicijala u ovom slučaju je neprihvatljiva. Nakon toga slijedi uvodni dio, u kojem treba sažeti svrhu pisma. Glavni dio dokumenta je sljedeći odjeljak, koji detaljno opisuje način rješavanja glavnih problema. Zaključak je rezimiranje, kao i apel adresantu s izjavom pošiljaočevih očekivanja od adresata ili s određenim prijedlogom za rješavanje pitanja razmotrenog u pismu.
Korak 4
Budite što korektniji u završnom dijelu. Nikada ne donosite odluke za svog adresata. Bolje izrazite nadu da će problem biti riješen na najbolji način po vašem mišljenju. Neetično je žuriti adresata koristeći riječi poput "odmah" i "hitno". Upotrijebite tačniji obrazac: "Molimo odgovor u takvom i takvom vremenu." U poslovnom pismu potpis mora biti u formalnom obliku. Na primjer: "S poštovanjem, Ivan Sergeevich Vasiliev." U potpis dodajte i naslov, kontakt podatke i ime kompanije.
