Dokumenti se mogu potpisivati na više načina. Njegov dizajn ovisi o vrsti dokumenta i određen je državnim standardima za upravljačku dokumentaciju i saveznim zakonima.
Riječi "potpis" i "lista" su paronimi, odnosno riječi istog korijena, slične po zvuku. Potpis je rukom napisano prezime, lični znak za ovjeru dokumenta, individualan je poput otiska prsta. Bez potpisa, dokument se smatra nevaljanim. S druge strane, slikanje je ukrasno ili radnje koje ukrašava zidove, posuđe, tkanine itd. Na primjer, slika "pod Khokhlomom". Izraz "pod potpisom" u zakonu se koristi u značenju glagola "znak". Faksimil (fac simile - učini tako nešto) je pečat, kliše, uz pomoć kojeg se reprodukuje rukom potpisan potpisnik osobe koja potpisuje mnoge dokumente. Uvjerena je u velike količine onih papira koji ne podrazumijevaju materijalnu odgovornost - potvrde, pisma. Faksimil je tražen u kompanijama s velikim tijekom posla, gdje menadžer ne može staviti lični potpis na sve papire. Prema Građanskom zakoniku Ruske Federacije, faksimilni dokumenti imaju pravnu snagu. Faksimil se ne preporučuje za upotrebu na službenim dokumentima. Zakonom je zabranjeno stavljati klišeje na neke dokumente strogog izvještavanja. Osoba lično stavlja potpis na dokument. Faks može dostaviti bilo koja osoba ovlaštena za takvu radnju. Postupak čuvanja i upotrebe klišea u organizaciji obično je propisan lokalnim aktom - propisima i uputama. Navodi spisak radova na koje se mogu staviti faksimili i identificira osobu ili grupu osoba čija dužnost uključuje osiguravanje sigurnosti klišeja i njegove upotrebe. Pored toga, propisana je odgovornost za kršenje ovog naloga. Razvojem elektroničke tehnologije pojavio se i elektronski potpis. Digitalni dokument potpisan takvim potpisom prepoznaje se u slučajevima kada nije potrebno sastaviti dokument na papiru. Pitanja korištenja elektroničkih potpisa uređena su saveznim Zakonom "O elektroničkim digitalnim potpisima".
